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                  「マイナンバー制度」に関しまして


 平成28年1月からマイナンバー制度(社会保障・税番号制度)の利用が始まります。マイナンバー制度は行政を効率化し、国民の利便性を高め、公平・公正な社会を実現する社会基盤です。

 平成27年10月から住民票の住所にマイナンバーの通知カードが送られます。個人には12桁の番号、法人には13桁の番号が指定されます。平成28年1月から、社会保障、税、災害対策の行政手続でマイナンバーが必要になります。

< マイナンバー制度が導入されると事業所の業務は変わります >
平成28年1月からの税務署や年金事務所等に提出する社会保障や税に関する届出書に従業員のマイナンバーを記載して提出することになります。

マイナンバーを記載する主な書類

税・社会保障 書類名
税金関係 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
給与所得者の保険料控除申告書
兼 給与所得者の配偶者特別控除申告書
給与所得の源泉徴収票、給与支払報告書
退職所得の源泉徴収票、特別徴収票
住民税、給与支払報告書
賞与支払届
報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
不動産の使用料等の支払調書
配当・剰余金の分配及び基金利息の支払調書
社会保険関係 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得・喪失届
健康保険・厚生年金保険被保険者報酬月額変更届
健康保険・厚生年金保険被保険者報酬月額算定基礎届
健康保険・厚生年金保険産前産後休業/育児休業等取得者届出書・終了届
国民年金第3号被保険者関係届
雇用保険被保険者資格取得届
雇用保険被保険者 資格喪失/氏名変更届
記載された様式以外にも追加の予定があります。
個人番号、特定個人情報の取得・利用・提供番号法によって限定的に定められています。
取得 社会保障及び税に関する手続書類の作成業務を処理するために必要が有る場合に従業員等に個人情報の提供を求めることができます。(命令は出来ない為、使用目的を伝え提供を求めることが必要になります。それでもなお提供を受けられない場合は、これらのやりとりの経緯を記録する等して、番号を記載できなかった事が単なる義務違反ではない事を役所に説明できる様にしておく等が必要になります。)
利用・提供 事業者は、社会保障及び税に関する手続書類に従業員等の個人番号・特定個人情報を記載して、行政機関等及び健康保険組合等に提出する事になります。(個人番号関係事務)
番号法で限定的に定められている場合以外の場合は、個人番号・特定個人番号を利用・提供する事はできません。
保管 特定個人情報は、社会保障及び税に関する手続書類の作成業務を行う必要が有る場合に限り、保管し続けることができます。
破棄 社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに破棄又は削除しなければなりません。

安全措置として個人番号・特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。また、従業者に対する必要かつ適切な監督も行わなければなりません。
基本方針の策定 特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、基本方針を策定することが重要である。
取扱規程等の策定 事務の流れを整理し、特定個人情報等の具体的な取扱いを定める取扱規程等を策定しなければならない。
組織的安全管理措置 組織体制の整備:安全管理措置を講ずるための組織体制を整備する。
取扱規程等に基づく運用:取扱規程等に基づく運用状況を確認するため、システムログ又は利用実績を記録する。
情報漏えい等事案に対応する体制の整備:情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合に、適切かつ迅速に対応するための体制を整備する。情報漏えい等の事案が発生した場合、二次被害の防止、類似事案の発生防止等の観点から、事案に応じて、事実関係及び再発防止策等を早急に公表することが重要である。
取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し:特定個人情報等の取扱状況を把握し、安全管理措置の評価、見直し及び改善に取り組む。
人的安全管理措置 事務取扱担当者の監督:事業者は、特定個人情報等が取扱規程等に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行う。
事務取扱担当者の教育:事業者は、事務取扱担当者に、特定個人情報等の適正な取扱いを周知徹底するとともに適切な教育を行う。
物理的安全管理 特定個人情報等を取り扱う区域の管理:特定個人情報等の情報漏えい等を防止するために、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域(以下「管理区域」という。)及び特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。
機器及び電子媒体等の盗難等の防止:管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、物理的な安全管理措置を講ずる。
電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止:特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す場合、容易に個人番号が判明しない措置の実施、追跡可能な移送手段の利用等、安全な方策を講ずる。
「持出し」とは、特定個人情報等を、管理区域又は取扱区域の外へ移動させることをいい、事業所内での移動等であっても、紛失・盗難等に留意する必要がある。
個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄:個人番号若しくは特定個人情報ファイルを削除した場合、又は電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存する。また、これらの作業を委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により確認する。
技術的安全管理措置 アクセス制御:情報システムを使用して個人番号関係事務又は個人番号利用事務を行う場合、事務取扱担当者及び当該事務で取り扱う特定個人情報ファイルの範囲を限定するために、適切なアクセス制御を行う。
アクセス者の識別と認証:特定個人情報等を取り扱う情報システムは、事務取扱担当者が正当なアクセス権を有する者であることを、識別した結果に基づき認証する。
外部からの不正アクセス等の防止:情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入し、適切に運用する。
情報漏えい等の防止:特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、通信経路における情報漏えい等を防止するための措置を講ずる。

特定個人情報(マイナンバーを含む個人情報)を
故意に漏らした場合は番号法により罰則規定があります。
違反行為 罰則
マイナンバーを使用したり、取り扱う事務に従事する者が正当な理由がなく、特定個人情報(マイナンバーを含む個人情報)ファイルを提供 4年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金または併科(両罰規定あり)
マイナンバーを使用したり、取り扱う事務に従事する者が、不正な利益を図る目的で、特定個人情報(マイナンバーを含む個人情報)を提供または盗用 3年以下の懲役もしくは150万以下の罰金または併科(両罰規定あり)
情報提供ネットワークシステムの事務に従事する者が、情報提供ネットワークシステムに関する秘密を漏えいまたは盗用 3年以下の懲役もしくは150万以下の罰金または併科
偽り、その他不正手段により、番号通知カードまたは個人番号カードを取得 6月以下の懲役または50万円以下の罰金(両罰規定あり)
特定個人情報保護委員会から命令を受けた者が、命令に違反 2年以下の懲役または50万円以下の罰金(両罰規定あり)
特定個人情報保護委員会に対する虚偽の報告、虚偽の資料提出、答弁や検査の拒否、検査妨害など 1年以下の懲役または50万円以下の罰金(両罰規定あり)
人を欺き、暴行を加え、脅迫し、または財物の窃取、施設への侵入、不正アクセス行為などによりマイナンバーを取得 3年以下の懲役もしくは150万円以下の罰金または併科(両罰規定あり)
両罰規定があると、違反行為をした従業員本人だけでなく、雇用している企業にも同額の罰金刑が科せられます。
 併科:「懲役・懲罰の両方」の刑を科すること。


< マイナンバー制度に対応したソフトウェアの提供について >
プロテック(株)では「SimWork給与システム Ver2.0」、「SimWork報酬管理システム」にてマイナンバー制度に対応したソフトウェアの提供を予定しております。
業務手順 規程内容 システムでの対応
取得 個人番号の収集、本人確認
利用 個人番号を法定調書等に記載
提供 個人番号を記載した法定調書の届出
保管 個人番号の保管
廃棄・削除 個人番号の削除
安全管理措置 基本方針 基本方針の策定
取扱規程 取扱規程の策定
組織的 組織体制の設備
取扱規程等に基づく運用(システムログ、利用実績の記録)
取扱状況を確認する手段の整備
人的 事務担当者の監督、事務担当者への周知・教育
物理的 特定個人情報等を取り扱う区域の管理
機器及び電子媒体等の盗難等の防止
電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止
個人情報の削除、機器及び電子媒体等の廃棄
技術的 アクセス制御
アクセス者の識別と認証
外部からの不正アクセス等の防止
情報漏えい等の防止
アクセス制限及びシステムログを強化し、上記対応を行う予定でおります。
システム的な詳細につきましては、当社までお問い合わせ下さい。


 

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